Sabemos que o trabalho de auditores é repleto de anotações e documentos a serem preenchidos e enviados, o que torna o processo de auditoria muito mais longo. Neste sentido, quando se opta pela adição de um software, é imprescindível que ele seja equipado com alguma ferramenta de automação de processos manuais.
O que isso significa? Que o próprio sistema realiza atividades sem a necessidade de contato direto humano, necessitando de supervisão, porém não intervindo diretamente.
Este tipo de ferramenta é uma das apostas para o futuro da saúde. Hoje, diversas áreas contam com algum tipo de ferramenta que automatize algo, por exemplo, no marketing, existem ferramentas que automatizam o disparo de e-mails, dando ao profissional, o tempo que ele gastaria ao enviar a mesma mensagem para mais de mil contatos.
É por isso que não estamos sendo exagerados quando falamos que a automação de processos manuais será o futuro da eficiência em saúde! Descubra agora mais sobre como esta tecnologia dominará o mercado! Continue a leitura.
Contextualizando a automação
Você já deve ter ouvido falar em “automação” alguma vez, não é? Ela objetiva transformar atividades que outrora eram feitas manualmente, automáticas. Isso mesmo, é como se a própria ferramenta trabalhasse, necessitando de pouco contato humano.
A automação vem de muitos anos, em 1954, por exemplo, foram criadas as primeiras “máquinas robôs” que substituiam o trabalho humano em algumas atividades, como no transporte de materiais nas indústrias.
Sendo assim, este conceito não é novo, apenas vem se transformando, substituindo o trabalho manual para gerar eficiência e tempo para os profissionais e instituições.
Com o avanço tecnológico acompanhado da crise sanitária de 2020, a automação passou a ser quase que obrigatória para as empresas, principalmente aquelas que se adaptaram ao modelo de trabalho remoto.
Porém, na saúde é diferente. Neste caso, a automação atua em pontos específicos do trabalho dos auditores, pois é impossível (ao menos por agora) que um computador audite os pacientes ou audite contas hospitalares de forma tão precisa quanto um humano.
Então, a automação é aplicada em pontos específicos da auditoria que não necessita que o profissional faça aquele trabalho, dando-lhe algo importante, o tempo.
Ao dar tempo para o auditor, ele consegue focar em outras demandas que precisam ser entregues em um determinado prazo, o que gera a nossa palavra-chave: eficiência. Como a tecnologia está atrelada à automação, logo ela também está atrelada a eficiência!
Porém, apesar do benefício que ela traz, é comum surgir questionamentos, como, “A automação de processos manuais irá acabar com meu trabalho?” A resposta é não! Apesar da automação não precisar diretamente do profissional, ele ainda precisa monitorar para que nada saia do controle.
Entendendo melhor o conceito de automação, é o momento de analisarmos o porquê de ser o futuro da eficiência.
A auditoria sem automação e pouca tecnologia
Partindo de experiências que a Carefy teve com seus clientes, entendemos que o cenário pode ser muito mais crítico que o normal, por exemplo, o processo tradicional de auditoria geralmente é feito em torno de uma semana, pois conta com a coleta de informações, conferência, envio, neste tempo uma boa parte das informações podiam ser perdidas ou não enviadas.
Veja o trecho que retiramos do artigo “Como a Carefy ajudou a operadora SAMP a aumentar em 137$ a eficiência operacional”:
“As informações obtidas na auditoria beira-leito eram enviadas para a central só depois de 2 a 3 dias da coleta e, quando esses dados chegavam, havia um tempo de cerca de 2 dias para serem transcritos…”
“…Os dados eram analisados na planilha por 2 dias pela equipe interna, em um processo que não fornecia indicadores.”
Percebeu o problema que a operadora esteve enfrentando durante todo este tempo? Quando não se usa pouca tecnologia, ou seja, o uso de planilhas, e mensagens via e-mail, coisas simples, mas que não são feitas exatamente para determinado trabalho, é passível de erros acontecerem.
Assim, operadoras de saúde acabam tendo prejuízos, como:
- Aumento de custos desnecessários;
- Perda de eficiência;
- Aumento de falhas;
- Falha no controle de desperdícios de recursos.
Para que elas não sofram com estes problemas, o primeiro passo é analisar a instituição e fazer uma auditoria geral na operadora, assim é possível identificar as áreas que precisam de melhoria e assim buscar por ferramentas que forneçam esta tecnologia.
Os benefícios da automação de processos manuais
Melhoria na Eficiência
Como já falamos, uma das primeiras vantagens ao implementar a automatização de procedimentos é a otimização do tempo necessário para executar tarefas. Por exemplo, a criação de relatórios de auditoria, em vez de ser realizada manualmente, demandando a atenção de um ou mais profissionais dedicados, pode ser prontamente concretizada com o uso de uma ferramenta certa.
Produtividade
Não poderíamos falar de eficiência sem abordar a produtividade! A escolha pela automatização de processos manuais resulta, consequentemente, em um aumento da produtividade da equipe, uma vez que o esforço antes destinado a uma tarefa específica é redirecionado para outras atividades.
Uniformização dos Procedimentos
A automatização também contribui para estabelecer a uniformização dos processos internos das instituições. Conforme determinadas tarefas passam a ser desempenhadas com auxílio de ferramentas tecnológicas, evita-se que cada colaborador execute a tarefa de sua maneira, o que, por sua vez, estabelece um padrão de qualidade nos processos e os mantém consistentemente eficientes.
Redução de erros e problemas
Outra razão importante para optar pela automatização de processos manuais é a minimização de erros, uma vez que tarefas repetitivas que envolvem digitação, análise de dados ou atividades semelhantes estão sujeitas a falhas humanas. Infelizmente, isso pode ocorrer, mesmo com profissionais dedicados e atentos.
Na automatização, onde a tarefa é realizada por tecnologia, embora eventualmente possa ocorrer um erro, as chances são consideravelmente baixas em comparação com a atuação de um profissional.
Economia de Recursos
A redução de custos contribui para o aumento dos lucros de uma operadora, e a automatização de processos desempenha um papel fundamental nisso. Com a diminuição do tempo total necessário para realizar uma tarefa específica, há uma redução na necessidade de diversos profissionais dedicados a uma única atividade.
Competitividade
Por fim, quanto mais processos uma empresa conseguir executar em um tempo reduzido, mais competitiva ela se torna. A automatização de processos contribui de várias maneiras, como a tomada de decisões rápidas e assertivas e monitoramento em tempo real, o que torna a empresa mais competitiva, mediante a entrega de qualidade acima do esperado.
Percebeu quão importante é a automação de processos manuais? Ela é uma tecnologia incrível que se transforma cada vez mais, abrindo novos caminhos para a auditoria e o Carefy usa esta tecnologia para levar eficiência para as operadoras de saúde.
O Carefy é uma solução de auditoria em saúde e gestão de pacientes hospitalizados que oferece suporte a uma ampla gama de instituições de saúde, abrangendo operadoras de saúde, empresas de auditoria e hospitais.
A ferramenta é abrangente em auditoria e gestão, resultando em maior eficiência, redução de desperdícios e aumento da qualidade dos serviços prestados.
O Carefy usa de automação em atividades como a autorização de guias hospitalares, onde, alimentado por uma Inteligência artificial, ele automaticamente autoriza ou nega os pedidos com base no que é pedido no requerimento. Além de garantir uma precisão na autorização, o auditor tem a liberdade de realizar outras demandas importantes para a instituição.
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