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Além da auditoria, existem outros pontos importantes para o bom funcionamento de uma instituição de saúde.

Contratar recepcionistas para a instituição é um deles.É uma atividade essencial que garante o sucesso do negócio. 

Afinal, apenas com uma equipe qualificada é possível oferecer a melhor experiência ao paciente.

Quais são as habilidades que um recepcionista deve ter? Qual é o perfil ideal do funcionário que minha instituição precisa?

Essas dúvidas são recorrentes na hora de escolher profissionais da recepção para a sua instituição.

Segundo um material de estudo para recepcionistas em serviços de saúde, o profissional recepcionista é essencial para as instituições, já que é o responsável por recepcionar e atender os clientes da empresa.

> “Para desempenhar com sucesso o seu trabalho, o recepcionista deve sempre estar atento ao aperfeiçoamento das habilidades específicas inerentes a sua função, para que a qualidade de seus serviços se transforme em benefícios para a empresa e em crescimento pessoal.”

Aprenda neste artigo quais são os critérios que você deve ter em mente na hora de contratar recepcionistas. Boa leitura!

5 dicas para contratar recepcionistas para instituições de saúde

1. Conheça a diferença entre secretárias e recepcionistas

Apesar da maioria das pessoas usarem os termos “secretária” e “recepcionista” como sinônimos, há uma diferença importante entre esses dois cargos.

O profissional recepcionista tem como principal responsabilidade recepcionar e atender pacientes. Ou seja, ele agenda consultas, confirma os agendamentos, recepciona quem está na sala de espera e tira dúvidas.

A secretária ou secretário tem responsabilidades diferentes dependedo da instituição de saúde. 

Se tratando de uma clínica, as suas atividades são mais focadas na gestão, como a administração financeira, geração de relatórios sobre o desempenho da equipe, marketing médico, entre outras atividades. 

Já em hospitais e operadoras de plano de saúde, ela pode desempenhar funções como enviar e-mails, tirar cópias, realizar pedidos de suprimentos para a unidade, atender telefones e transferir chamadas.

 Dependendo da tecnologia disponível, a secretária da unidade pode ser responsável pela entrada das ordens escritas pelos médicos no sistema.

Se você busca um colaborador para gerir sua agenda, atender o telefone e recepcionar pacientes, anuncie a vaga como recepcionista. Agora, se precisa de alguém focado na gestão, você busca alguém do secretariado.

2. Defina os critérios básicos para a vaga e os desejáveis

Um dos erros mais comuns na hora da contratação é buscar o candidato perfeito. Infelizmente, ele não existe. 

Você precisa estabelecer quais são os critérios obrigatórios que o candidato deve ter, como experiência de 1 ano na recepção, mas deve ser flexível com os aspectos desejáveis, que ele pode desenvolver ao longo da carreira.

Dê uma olhada em algumas características de recepcionistas que o material de estudo citado no início do artigo menciona:

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> “Fluência verbal, concentração, facilidade e gosto em lidar com o público, organização, atenção aos detalhes, saber administrar o tempo, bom humor, paciência, confiabilidade e responsabilidade são algumas das características desejadas pelo mercado de trabalho atualmente.”

Imagine que você tenha uma candidata que atende todos os requisitos, mas não tem experiência com softwares médicos na nuvem, software para gestão de internados, e precisa melhorar sua gestão do tempo.

É possível contratá-la e investir em sua capacitação com cursos gratuitos sobre como usar o sistema e como aprimorar a organização pessoal. 

Além de ter uma recepcionista qualificada, ela também ficará grata pela possibilidade de se desenvolver dentro da sua instituição.

3. Divulgue a vaga nos melhores canais

Existem vários sites que divulgam vagas de empregos, mas você não precisa estar em todos eles. O importante é saber quais são aqueles que vão te trazer mais retorno.

O LinkedIn, por exemplo, é um site cada vez mais usado para quem busca vagas em grandes instituições.

Se você conhece recepcionistas ou tem amigos próximos de recepcionistas, peça para eles divulgarem a vaga para pessoas que confiam. Provavelmente você receberá currículos alinhados ao que deseja para a função.

4. Prepare-se para a entrevista

A entrevista é importante para sua instituição, mas ela pode ser ainda mais importante para quem está passando pela entrevista, principalmente se for alguém que está buscando um emprego há muito tempo.

Para se preparar e ser justo com todos que se inscreveram, faça os seguintes passos.

  • Tranquilize a pessoa candidata: 

É normal estar nervoso durante a entrevista, por isso, fale que a ideia é que seja uma conversa na qual você e a pessoa possam se conhecer melhor.

 Não há respostas certas ou erradas, você apenas quer verificar se há compatibilidade com a vaga;

  • Não julgue critérios que vão além de habilidades e experiência: 

É preciso avaliar se as habilidades e experiências do profissional estão de acordo com a função, mas aspectos pessoais não devem ser julgados, como família, planos pessoais para o futuro, entre outros;

  • Faça as perguntas certas: 

Ao invés de fazer perguntas como “você é boa em se comunicar?”, opte por perguntar sobre contextos que a pessoa atuou: 

“Qual foi a última vez que precisou dar uma notícia ruim para alguém?”, “Já usou algum sistema para clínicas?” Tem experiência com o uso de sistema para operadora de planos de saúde?;

  • Dê um retorno: 

Mesmo que a pessoa não seja contratada para a vaga, é fundamental que você avise sobre a avaliação e dê sugestões de como a pessoa pode melhorar para uma vaga como a sua.

5. Faça a avaliação final com alguns membros da equipe

Após passar pelos processos de seleção, é hora de decidir quem vai ser contratado. Mesmo que a decisão final seja sua, é essencial levar em consideração a opinião das pessoas da equipe.

Não é necessário falar com todos os colaboradores da instituição de saúde, mas peça a opinião de quem vai trabalhar diretamente com o profissional recepcionista, por exemplo.

A visão das outras pessoas pode te ajudar a entender quem se encaixa melhor na vaga. 

Neste artigo você aprendeu como contratar recepcionistas para instituições de saúde. Espero que tenha sido útil!

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