No blog Carefy já abordamos um pouco sobre conformidade em áreas específicas da saúde, como na auditoria de prontuários, na auditoria e compliance. Falamos respectivamente destas áreas e a importância de manter a conformidade, evitando multas e penalidades que podem ser aplicadas caso ocorra alguma quebra da mesma.
E hoje, teremos uma abordagem mais geral da conformidade na saúde, mostrando o que é e suas respectivas causas. Conhecer o conceito é importante para que sua instituição não esteja passando por problemas que podem ser sobre conformidade.
Continue abaixo e boa leitura!
O que é não conformidade?
A não conformidade no contexto da saúde não se limita apenas a erros ou falhas identificadas, mas representa uma oportunidade de aprimoramento dos serviços e processos.
A ocorrência de não conformidades é uma realidade comum em diversos aspectos da área da saúde, desde a gestão de hospitais até a prestação de cuidados médicos. Portanto, é importante para os gestores avaliarem a frequência das não conformidades e como abordá-las para melhorar a qualidade dos serviços.
O que constitui uma não conformidade na área da saúde?
Podemos definir uma não conformidade como qualquer desvio do cumprimento de requisitos ou expectativas estabelecidos.
Por exemplo, a administração incorreta de medicamentos até a utilização de equipamentos inadequados ou problemas de gestão no ambiente hospitalar.
Existem diferentes tipos de não conformidades que podem ajudar na identificação e orientação das medidas corretivas apropriadas:
- Causa Externa ou Interna: a causa da não conformidade pode se originar tanto de fatores externos, como o não cumprimento de requisitos regulamentares, quanto de fatores internos, relacionados, por exemplo, à gestão de suprimentos e serviços de fornecedores.
- Identificação Externa ou Interna: a não conformidade pode ser detectada internamente, por meio de funcionários e processos de controle de qualidade, ou externamente, a partir de reclamações e feedbacks de pacientes e seus familiares.
- Maior ou Menor (Intensidade): a intensidade da não conformidade pode variar de acordo com sua gravidade. Pode ser classificada como uma não conformidade maior se estiver relacionada a problemas críticos, como a segurança dos pacientes, ou como uma não conformidade menor se for uma falha pontual e de fácil correção.
- Real e Potencial: uma não conformidade real já ocorreu e requer ação imediata para correção, visto que suas consequências já foram sentidas. No entanto, as não conformidades potenciais são identificadas antes de se manifestarem, muitas vezes por meio de manutenções preditivas e preventivas, que visam evitar problemas futuros, como perda de eficiência, defeitos em equipamentos ou materiais que possam comprometer a qualidade dos cuidados prestados.
Exemplos de não conformidades na área da saúde
Administração incorreta de medicamentos
Ocorre quando medicamentos errados são administrados, doses incorretas são prescritas ou horários inadequados são seguidos, o que pode causar sérios problemas de saúde para os pacientes.
Equipamentos e materiais inadequados
A falta de manutenção adequada de equipamentos médicos e o uso de materiais de baixa qualidade podem comprometer a segurança dos pacientes e a eficácia do tratamento.
Problemas de gestão
Questões de gestão, como a falta de pessoal qualificado, problemas de comunicação entre equipes, carência de recursos financeiros ou materiais, podem afetar adversamente a qualidade dos cuidados prestados aos pacientes.
Portanto, as instituições de saúde precisam estar atentas à identificação e correção de não conformidades, a fim de garantir a segurança e a eficácia dos cuidados médicos e promover melhorias contínuas na área da saúde.
Não conformidade: descrevendo na prática
Agora que entendemos o conceito de não conformidade na saúde, bem como exemplos que podem ocorrer nas instituições, é o momento de mostrarmos como escrever um relatório de não conformidade. Confira abaixo o passo a passo.
- Data e Departamento: informações sobre quando e onde a não conformidade ocorreu.
- Requisito: identificação do requisito que não foi cumprido ou atendido adequadamente.
- Descrição da Não Conformidade: detalhes minuciosos do incidente, incluindo observações relevantes que ajudem a compreender a situação.
- Correção ou Ação Imediata: qualquer ação imediata que tenha sido tomada para conter a não conformidade antes que a análise da causa-raiz e a correção sejam realizadas.
- Responsáveis: indicação dos indivíduos ou equipes responsáveis pelo setor em questão e pela elaboração do relatório de não conformidade.
- Prazo e Data de Conclusão: estabelecimento da data limite ou previsão para a correção definitiva do problema.
- Análise de Causa: identificação da causa aparente no momento da não conformidade. Posteriormente, pode ser realizada uma análise mais aprofundada para determinar a causa raiz do problema, ou seja, a origem subjacente. Por exemplo, se um equipamento superaqueceu e parou de funcionar, o superaquecimento é a causa aparente, enquanto a causa raiz pode ser atribuída ao mau uso, falta de manutenção, entre outros fatores.
- Ação Corretiva: descrição da ação corretiva a ser empreendida para eliminar a causa raiz da não conformidade, com o intuito de prevenir recorrências.
- Monitoramento: acompanhamento importante para verificar se a ação corretiva foi bem-sucedida. Isso envolve avaliar se a ocorrência da não conformidade foi reduzida ou completamente eliminada.
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