O fluxo convencional do processo de auditoria em saúde pode estar associado ao uso das planilhas como ferramenta para compartilhar informações de seus pacientes internados. Descubra no artigo de hoje quais são os perigos do uso das planilhas na rotina da auditoria.
1.Vazamento de dados e LGPD
Realizar a auditoria de contas médicas e a auditoria concorrente requerem a anotação de informações pertinentes ao tratamento do paciente, seja em relação à sua conta ou à sua condição clínica.
Para a execução dessa tarefa, normalmente são utilizadas planilhas. Um dos grandes perigos associados a uso desta ferramenta consiste que ela pode ocasionar o vazamento de dados sensíveis do paciente como:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- Condição clínica;
- Histórico de saúde;
Isso pode ocorrer ao:
- Enviar uma planilha para o email errado;
- Compartilhar o link de uma planilha com outras pessoas sem autorização ou com um link público;
- Tirar uma foto da planilha
- Tirar uma foto e compartilhar em algum canal como whatsapp;
- Deixar a planilha aberta em um computador que outras pessoas acessem, mesmo que da mesma instituição.
É muito comum o uso de planilhas online na rotina de muitos auditores, mas o que poucas pessoas sabem é que, essas empresas podem ter acesso ao conteúdo dessas planilhas.
Por isso, é importante ler os termos de uso de cada uma delas e verificar como elas coletam e analisam os dados inseridos nas plataformas.
Afinal, é responsabilidade da operadora de plano de saúde atender as normas da LGPD e garantir que esses dados não sejam vazados ou acessados por terceiros.
Todos esses perigos podem comprometer a segurança das informações e afetam de modo prejudicial à reputação da instituição.
Ainda, o não cumprimento da norma pode gerar multas, processos legais e até prejudicar a marca.
2.Perda de informações relevantes ao utilizar planilhas na auditoria
Ao visitar um paciente, o enfermeiro auditor, por exemplo, pode inserir parte dos dados pertinentes ao quadro clínico do paciente em uma planilha, e outra parte em um papel, por exemplo.
Se ele esquecer de encaminhar para o gestor encarregado pela equipe, o que foi anotado no papel, essas informações podem ser perdidas e afetarem a análise do cuidado prestado ao paciente.
E ainda que todas as informações estejam na planilha, a mesma pode ser excluída ou perdida em casos de problemas técnicos no dispositivo do usuário.
Ainda, o processo manual de compilação de todos os dados da equipe de auditores é suscetível a erros. O profissional responsável pela junção pode esquecer de juntar todas as informações ou deixar de inserir uma informação relevante.
3. Tempo e dificuldades na análise
A descentralização dos dados, despadronização e inconsistência das informações em planilhas podem gerar um grande atraso no tempo de análise e tomada de decisão por parte da equipe de auditoria.
Pense no tempo de juntar todas as informações coletadas pelos auditores e só depois começar a análise.
Sabemos que esse processo de envio de dados na auditoria pode gerar pelo menos 24h de atraso nas informações.
Ainda, mesmo depois de coletadas e ajustadas, as informações em uma planilha podem ser de difícil visualização, sendo necessário olhar linha por linha de cada paciente internado para achar uma potencial inconformidade.
A situação se agrava mais ainda em instituições que possuem uma carteira de beneficiários grande, o que gera uma enorme quantidade de dados referentes a cada internação.
É estimado que o processo completo pode demorar até 7 dias para serem analisados.
O que poderia acontecer em minutos com o Carefy, leva dias com o uso de planilhas.
4.Inconsistências nas informações
Inserir as informações em várias planilhas diferentes podem gerar inconsistências ao avaliar o desfecho clínico e a conta de cada paciente.
Isso pode ocasionar o direcionamento do paciente para um tratamento que não é pertinente a sua condição clínica, o que tem a possibilidade de prejudicar a sua saúde, aumentar o tempo de permanência na instituição, o índice de ocorrência de eventos adversos e os custos relacionados ao seu tratamento.
Logo, é de extrema importância se atentar aos perigos relacionados à utilização de planilhas e buscar por soluções que evitem a ocorrência desses prejuízos para a instituição e para o internado.
5.Planilhas não foram desenvolvidas para auditoria
Não é novidade que as planilhas não foram desenvolvidas focadas no processo de auditoria. Isso não significa que elas não podem ser uma grande ferramenta no dia-a-dia de uma instituição.
No entanto, possui algumas limitações e pontos de atenção quando usadas por uma equipe de saúde.
Por isso, desenvolvemos uma solução 100% focada na gestão de pacientes internados, que está adequada às particularidades da LGPD.
E se você quer dizer adeus às planilhas e adequar o seu processo para uma realidade mais eficiente e com menos retrabalhos te convido a conhecer o Carefy, a nossa plataforma de gestão de pacientes internados.
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