Auditoria de contas hospitalares de qualidade: Passo a passo

Atualmente a Enfermagem atua em diversas áreas da saúde. Dentre elas, uma área pouco conhecida mas muito cobiçada é a área de auditoria de contas hospitalares ou auditoria de contas médicas que atua após a auditoria concorrente, que visa medir a qualidade dos serviços prestados.

Pensando nisso, chamamos a Rafaela Faustino, enfermeira auditora do @inova.enfermagem, que contribuiu com este artigo pensando em profissionais da enfermagem para que em 5 passos você realize seu processo com qualidade. 

O que é auditoria de contas hospitalares

A auditoria de contas hospitalares ou auditoria de contas médicas é um processo de conferência da conta hospitalar para identificar se todos os itens estão de acordo com o atendimento realizado em serviços de saúde.

Sendo um tipo de auditoria em saúde,  é uma atividade em que se a conta enviada pelo prestador para pagamento está de acordo com o atendimento realizado ao paciente e em contrato estabelecido entre as organizações de saúde. 

Essa é uma prática muito comum nas operadoras de planos de saúde.

Trata-se de um tipo de auditoria operacional comumente realizada pela fonte pagadora, como planos de saúde em prestadoras de serviço como hospitais, clínicas e demais empresas de saúde.

Como funciona o processo na prática 

O processo depende primeiramente da área de faturamento hospitalar. Esta é área do hospital responsável pela junção de todos os insumos consumidos durante o atendimento prestado. 

Assim, os  itens da conta são medicamentos, materiais, procedimentos, SADT, honorários médicos, exames, entre outros custos ocasionados por atendimentos médicos ao paciente. 

Após o fechamento da conta pelo hospital, esta é enviada para a operadora de saúde, onde os auditores de conta farão sua análise.

Dentre as principais atividades realizadas pelos auditores inclui desde a verificação dos itens da conta até a avaliação de sua pertinência levando em consideração o prontuário do paciente.

Em alguns casos, a checagem das instalações de saúde também são necessárias.  

Ao final da sua avaliação, o auditor aprova ou não o pagamento da conta médica pela fonte pagadora.

Quando o auditor julga que um item da conta é desnecessário ou indevido, o pagamento daquele item não é aprovado, recebendo o nome de glosa hospitalar. 

Glosa médica

Assim, a glosa hospitalar ou glosa médica é o não pagamento de todo item da conta hospitalar que o auditor julga não pertinente, desnecessário ou que não foi acordado previamente em contrato. 

Por exemplo, ao examinar uma conta hospitalar o auditor identifica que um procedimento não estava acordado em contrato entre operadora de saúde e hospital. Neste caso, o auditor irá glosar o item e notificar a instituição que o pagamento não será liberado. 

De modo geral, as glosas são divididas em 3 categorias de acordo com a sua causa: Administrativa, técnica ou Linear.

Glosa administrativa: Ocorre quando houver um erro no processo administrativo da instituição. É o caso de quando não há guias autorizadas para determinado procedimento ou quando não há acordo prévio entre operadora e hospital. 

Glosa técnica: Ocorre quando o auditor identifica alguma inconsistência no serviço de saúde prestado, como por exemplo a falta de concordância na conduta do tratamento do paciente. 

Glosa linear: Refere-se a quando o auditor não encontra informações suficientes em prontuários ou em outros documentos que justifiquem o uso dos itens da conta que estão sendo cobrados.

Benefícios da auditoria de contas médicas

Tendo em vista que até 20% de todos os custos de internação são desnecessários segundo o IESS. Dessa forma, esse tipo de auditoria tem como principais benefícios: a redução de fraudes, cobranças indevidas, uso desnecessário de insumos de saúde e garantia que o contrato firmado está sendo seguido. 

Além disso, esse processo também proporciona um maior controle para os planos de saúde, de forma que é possível realizar uma análise entre prestadores.

Como fazer auditoria de contas hospitalares

Uma vez explicado o conceito, existem diversos materiais e cursos de especialização na área, como o próprio ppt da Carefy. 

No entanto, como noções básicas, oriento 5 passos de como fazer o processo de forma estruturada. Confira a seguir o checklist:

1. Separar materiais 

Antes de qualquer coisa é importante estar preparado para realização. Por isso, separe os materiais que você irá precisar. 

Dentre eles, tenha em mãos o Manual da ANS, as Diretrizes de Utilização para cobertura de Procedimentos na Saúde (DUT) e o contrato com o prestador. 

Se você realiza o capeante de forma manual, não esqueça de acessórios como lápis, caneta, carimbo e calculadora. 

Já se você utiliza o Carefy na auditoria de contas hospitalares, apenas o manual da ANS e a DUT são necessários. Antes de preencher o capeante virtual não esqueça de verificar se a versão do aplicativo está atualizada e ativar o modo “offline” caso não tenha conexão com a internet no momento do uso. 

2. Verificação dos dados da conta

Uma vez com a conta em mãos, o que devemos fazer? A verificação das informações principais é o próximo passo. Verifique: 

• Nome do paciente no prontuário e na conta;
• Verificar o período de internação, data e hora de entrada. Caso não haja saída verificar o período parcial da conta de 30 ou 15 dias;
• Checar o código de carteirinha do paciente se condiz com a conta;
• Checar se a acomodação do paciente se enquadra no plano;
• Verificar se a conta é cirúrgica, clínica ou mista.

3. Analisar centro cirúrgico ( se aplicável )  

• Verificar gasoterapia da ficha anestésica com a conta hospitalar, considerando horário de início e término;
• Checar se todas os gases utilizados estão cobrados adequadamente
• Verificar no contrato o valor da hora cheia e da hora fracionada;
• Comparar se todos os medicamentos da ficha anestésica bate com a conta hospitalar levando em consideração a quantidade e descrição;
• ATENÇÃO: Medicamentos controlados fora da ficha anestésica anotados apenas na ficha de gasto cirúrgicos NÃO devem ser pagos;
• Verificar notas de gastos cirúrgicos (ficha de sala) com a conta hospitalar.
• Analisar se o que foi usado é compatível com o procedimento realizado. 

4. Analisar unidade de internação

• Checar medicamento da prescrição com a conta hospitalar quanto a quantidade e descrição;
• Verificar se as checagens estão corretas e todas com horários;
• Olhar o registro de enfermagem e comparar com os materiais e equipamentos na conta hospitalar;
• Conferir se houve visitas da equipe multidisciplinar como Nutrição, Fisioterapia, Psicologia, etc;
• Verificar se o vale alimentação está assinado pelo acompanhante;
• A ausência de checagem ou de evolução do prontuário, os itens cobrados devem ser glosados pelo auditor.

5. Analisar demais itens da conta

Diárias: 

• Verificar primeiro a quantidade autorizada;
• Se pagar a diária de entrada não pagar a de alta hospitalar;
• Lembrar de excluir a diária de alta, incluse alta óbito.

Segundo a portaria: Nº CBPM – 006/01/2018, ANEXO 1:

“Na diária hospitalar deverá ser cobrado o dia de início e não será cobrado o dia de término, independente do horário de início/fim do período.”

OPMEs: 

• Só deve paga mediante a verificação do prontuário com etiqueta dos materiais utilizados, descrição cirúrgica compatível e presença de nota fiscal de tudo que foi utilizado.

Medicamentos de alto custo:

• Apenas deverá ser pago se tiver autorização prévia ou dados que corroboram o uso como culturas e antibiograma.

Exames: 

• Só devem ser pagos se estiverem no rol da ANS e DUTs de utilização. 

Honorários Médicos: 

• Devem ser calculados e verificados de acordo com o contrato e tabela.

Como se tornar um auditor de contas hospitalares

Assim como nos outros tipos de auditoria em enfermagem ou médica, é necessário realizar um curso de pós-graduação para atuar nesta área. 

Apesar de vermos muitos enfermeiros auditores, qualquer profissional de saúde pode se tornar um auditor de contas que tem uma média salarial de  R$ 3.700.

Ainda, o profissional auditor e contas precisa ter um perfil analítico uma vez que precisará analisar detalhes importantes da conta hospitalar e comparar com o quadro clínico do paciente. 

Assim, dentre as habilidades para aqueles que querem ingressar nesta profissão incluem: 

• Conhecimento de todas as atividades do processo;
• Busca atualização profissional constantemente;
• Tem postura ética e imparcial;
• Faz cursos e especializações em outras áreas.

Habilidades para se tornar um auditor de contas hospitalares de sucesso:

Além de se aprofundar na área, existem habilidades fundamentais para se destacar como auditor de contas hospitalares.

1- Conhecimento multidisciplinar;

Ter um conhecimento multidisciplinar,que abrange da assistência a área de auditoria é essencial para a tomada de decisão de forma assertiva e imparcial.

Esse conhecimento de todas as atividades pode ser adquirido por experiência na área e é levado como um diferencial pela visão abrangente que a atuação em diversas áreas proporciona.

2- Busca atualização profissional constantemente;

Além das experiências profissionais é importante estar sempre se atualizando com o que acontece no setor de saúde para o seu  desenvolvimento e o crescimento da sua carreira.

Busque capacitações relacionadas a área, sendo essas disponibilizadas por instituições de ensino superior como faculdades, ou sendo oferecido por escolas/ profissionais especializados.

3- Possui perfil analítico:

Ainda, o profissional auditor de contas precisa ter um perfil analítico uma vez que precisará analisar detalhes importantes da conta hospitalar e comparar com o quadro clínico do paciente.

4- Ser comunicativo:

Considerando que o auditor de contas hospitalares lida com diversas equipes, é importante desenvolver uma boa relação interpessoal a partir de uma comunicação clara e objetiva.

5- Ser imparcial e ético:

No contexto de auditoria  de contas médicas em que é necessário analisar inconsistências ou faltas de informações nos documentos é essencial que o profissional mantenha uma postura ética e imparcial, para que o processo ocorra de forma justa e sem viés.

Os perigos das planilhas na auditoria de contas hospitalares

Uma ferramenta amplamente utilizada na auditoria de contas hospitalares são as planilhas para a inserção de informações referentes ao fechamento da conta.

Existem diversos perigos associados ao uso dessa ferramenta, os quais podem prejudicar a reputação da sua instituição.

Confira os principais perigos:

1. Vazamento de dados e LGPD

A realização da auditoria de contas médicas requer a anotação de informações pertinentes ao fechamento da conta do paciente. 

Esses dados estão susceptíveis a serem vazados, o que infringe a LGPD  e pode impactar a credibilidade da marca da operadora de plano de saúde.

2. Perda de informações relevantes

Ao auditar uma conta, o enfermeiro auditor, por exemplo, pode inserir parte dos dados em uma planilha, e outra parte em um papel, por exemplo.

Se ele esquecer de encaminhar para o gestor encarregado pela equipe, o que foi anotado no papel, essas informações podem ser perdidas e afetar a análise correta do fechamento da conta.

3. Tempo e dificuldades na análise

A descentralização das contas, despadronização e inconsistência das informações em planilhas podem gerar um grande atraso no tempo de análise e tomada de decisão por parte da equipe de auditoria. 

Pense no tempo de juntar todas as informações coletadas pelos auditores e só depois começar a análise. 

4. Planilhas não foram desenvolvidas para auditoria

Não é novidade que as planilhas não foram desenvolvidas focadas no processo de auditoria de contas hospitalares. Isso não significa que elas não podem ser uma grande ferramenta no dia-a-dia de uma instituição de saúde. 

Mas é necessário levar em consideração que elas possuem algumas limitações quando usadas por uma equipe de auditoria. 

Pensando nisso, desenvolvemos uma solução inovadora 100% focada na gestão de pacientes internados, que está adequada às particularidades da LGPD e garante a diminuição de custos desnecessários no processo de auditoria de contas médicas.

Como funciona a Auditoria de Contas médicas no Carefy?

Sabemos que muitos auditores e operadoras de saúde ainda realizam seu capeante de forma manual, em papel, planilhas, bloco de anotações e enviam essas informações por e-mail, sem nenhum tipo de segurança ou adequação à Lei Geral de Proteção de Dados.

Assim, a Carefy conta com um módulo exclusivo para este processo onde é possível realizar o capeante no aplicativo móvel ou até mesmo no computador. Depois, de forma segura, os dados são enviados à gestores, gerando uma série de alertas e relatórios. 

Ainda é totalmente integrado aos módulos de auditoria concorrente, home care e prorrogações, centralizando toda a jornada do paciente.  

O módulo de auditoria de contas médicas é focado no que foi realizado durante a internação e permite a redução de custos em 13%.

 Para a equipe externa da operadora, disponibilizamos uma versão em aplicativo Android e iOS onde é possível ter acesso às informações da auditoria médica e inserir todas as informações da conta médica no capeante virtual de forma online e offline.

Assim, com as informações da equipe de auditoria médica, é possível comparar os itens da conta com a avaliação do auditor. 

Já para equipe interna da operadora, o módulo conta com uma versão para o navegador web em que além do capeante possui diversos indicadores estratégicos e relatórios

Auditoria concorrente

O módulo de auditoria concorrente é focado na avaliação da assistência do paciente internado, perfeito tanto para a equipe externa como interna de auditoria médica e de enfermagem.

Ele permite:

• A minimização da ocorrência de eventos adversos
• Melhoria do desfecho do paciente
• Avaliação de possíveis inconformidades que podem comprometer a saúde do internado.

Para a equipe externa da operadora, disponibilizamos uma versão em aplicativo Android e iOS onde é possível:

• Abrir internações
•  Evoluir pacientes
•  Cadastrar guias
• Procedimentos
• Criar pendências

Já para equipe interna, o módulo conta com uma versão para o navegador web em que além das funcionalidades citadas acima possui diversos indicadores estratégicos e relatórios que permite alavancar os resultados nos processos de auditoria da sua operadora de plano de saúde.

Se você quer levar o processo de auditoria de contas médicas da sua operadora de plano de saúde para o próximo nível, clique aqui e agende uma demonstração gratuita.

Conclusão

Vale a pena lembrar que auditoria de contas hospitalares é só uma parte! Dentro desse processo deve ser considerado também as anotações e considerações da equipe da auditoria médica. 

Acredito que seguindo esses passos você não terá problemas para realizar a maioria das autorias do seu dia a dia mas fique a vontade para compartilhar suas experiências conosco. 

Se você gostou desse conteúdo compartilhe nas redes sociais, e inscreva-se na nossa newsletter para receber semanalmente conteúdos estratégicos sobre gestão em saúde. 🙂