A auditoria concorrente mantém sua relevância crescente na gestão das operadoras de saúde, consolidando-se como uma prática essencial para monitorar e aprimorar continuamente a qualidade da assistência oferecida aos pacientes.
Neste contexto, exploraremos o significado da auditoria concorrente, destacando seus benefícios incontestáveis, além de fornecer um guia detalhado para a implementação eficaz dessa prática crucial em sua operadora de saúde ou hospital.
O que é auditoria concorrente?
A auditoria concorrente é um tipo de auditoria operacional que ocorre durante o atendimento do paciente em um determinado hospital, clínica ou em casa.
Tem como principal finalidade avaliar a qualidade do serviço prestado pela instituição de saúde e corrigir potenciais falhas desse atendimento, comparando se os procedimentos, condutas e atividades estão seguindo protocolos estabelecidos.
Diferente da auditoria retrospectiva, que avalia o que já ocorreu durante o atendimento, e a prospectiva, que visa avaliar o que será feito, a auditoria concorrente faz esse acompanhamento diário, se tornando uma ferramenta poderosa de gestão.
Dentre as principais atividades realizadas pela auditoria concorrente de enfermagem ou de médica inclui desde a coleta de relatos dos familiares do paciente até a avaliação do seu estado de saúde, conduta e discussão do caso com a equipe assistencial.
Por que realizar a auditoria concorrente?
Você deve estar se perguntando: Por que realizar a auditoria concorrente? Por que não a retrospectiva ou a prospectiva?
A auditoria concorrente é um aliado muito importante porque visa a melhoria da qualidade assistencial ao paciente durante o atendimento. Com isso, as ações realizadas neste processo poderão beneficiá-lo diretamente durante uma internação, por exemplo.
Ainda, na auditoria retrospectiva, por ser realizada após o atendimento, temos alguns desafios relacionados à dificuldade ou a falta de análise dos registros de enfermagem que é um dos principais instrumentos de avaliação da qualidade da assistência e cobranças hospitalares .
Assim, encontramos na auditoria concorrente um dos meios mais simples para solução desta demanda.
Com este tipo de auditoria podemos proporcionar a presença do auditor in loco na unidade de atendimento do paciente e o acompanhamento direto das internações, tenho acesso a todas as informações do prontuário, familiares e equipe de saúde assistencial.
Ela também permite contato direto do auditor com a equipe de enfermagem, nos permitindo analisar, vivenciar e monitorar as internações em tempo hábil para as possíveis soluções e orientações da equipe, sanando dúvidas dos profissionais e também acompanhamento do paciente, podendo visitá-lo quando julgar necessário.
Dessa forma se torna mais fácil o acesso das informações necessárias para a realização da auditoria hospitalar além de contribuir para a adequação das cobranças nas contas hospitalares, favorecendo o processo de auditoria de contas.
Dada a sua importância, a auditoria concorrente foi recentemente citada na normativa 452 da ANS, Agência Nacional de Saúde, como requisito para acreditação de operadoras de saúde.
Os benefícios da auditoria concorrente
A parte do relato de experiência, podemos elencar como benefícios da auditoria concorrente:
- Análise no local da internação;
- Monitoramento do centro cirúrgico e outras demandas de alto custo;
- Ação imediata;
- Orientação e minimização de dúvidas da equipe da assistência;
- Acompanhamento atual;
- Prevenir não conformidades/erros;
- Foco e acompanhamento da qualidade da assistência;
- Acompanhamento da satisfação do paciente;
- Otimização da eficiência operacional;
- Aprimoramento da comunicação interdisciplinar;
- Tomada de decisões embasada em dados;
- Redução de riscos legais e financeiros;
- Fortalecimento da cultura de qualidade;
- Elevação da credibilidade institucional.
Como implantar a auditoria concorrente
Primeiro, para a implantação da auditoria concorrente de enfermagem, acredito ser bem importante o conhecimento do modelo a ser operacionalizado para uma boa orientação e acompanhamento dos auditores e da equipe.
Se necessário faça cursos de especialização na área e busque opinião de outros profissionais sobre suas experiências.
Depois, existem diversas formas de fazer iniciar a implantação, mas sugiro que comecemos por eleger uma unidade piloto (servirá de experimento modelo para a implantação das demais).
Dica: Escolha uma unidade que tenha um bom dimensionamento de pessoal.
Ainda, é necessário um trabalho de sensibilização da equipe da assistência para a nova equipe que chegará ao espaço e qual o serviço a ser executado.
Após isso, elabore reuniões rápidas e diárias para acompanhamento diário das condutas, integrar as equipes da assistência à auditoria com orientação do como ajudar ao novo serviço.
Depois da execução é muito importante estar checando sempre o processo na busca de melhorias e otimizações no processo de auditoria concorrente como o uso de uma plataforma de gestão de pacientes internados, que facilita o trabalho da equipe.
O fluxo convencional de auditoria concorrente
Ainda que este seja um processo chave para muitas operadoras de saúde, seu fluxo convencional ainda continua sendo cheio de ineficiências.
Conheça a dinâmica do processo de auditoria no fluxo convencional, ou seja, sem a utilização de tecnologias.
- Os auditores são distribuídos em visitas a hospitais.
- No hospital os profissionais coletam informações sobre o paciente internado.
- Muitas vezes esta coleta é feita através de uma ficha de auditoria em papel. Letras ilegíveis e perda de papéis são ocorrências típicas nesse processo.
- É comum que os auditores precisem organizar estas informações em planilhas antes de enviá-las à central da operadora.
- O envio normalmente é realizado através de e-mail, aplicativos de mensagem ou compartilhamento de documentos em nuvem. Isso gera um atraso na comunicação, retrabalho e até perda de informações. O que pode infringir a Lei Geral de Proteção de Dados.
- Depois de enviadas, os auditores internos precisam analisar com cuidado cada informação.
- Depois da análise, os auditores internos da operadora ficam responsáveis por organizar os dados. Só ai serão formados os indicadores assistenciais e de custo para os gestores da operadora de saúde.
Os perigos relacionados ao fluxo convencional de auditoria concorrente
Neste fluxo, além das ineficências como retrabalhos, devemos chamar a atenção para uma ferramenta amplamente utilizada no fluxo convencional de auditoria clínica: as planilhas.
Ela é a principal responsável que tem ameaçado a segurança dos dados dos pacientes e a reputação de instituições de saúde.
Empregada por gestores e auditores em saúde para compilar informações referentes a dados sensíveis dos pacientes, ela é suscetível a perigos como:
- Vazamento de dados e LGPD
- Perda de informações relevantes
- Tempo e dificuldades na análise
- Inconsistências nas informações
Além do que, a sua utilização pode causar retrabalho, atraso na comunicação, o que afeta diretamente a eficiência dos processos e os resultados da operação.
Por isso, a implementação de auditoria concorrente em um fluxo que utilize tecnologias disruptivas para otimizar processos, tomar decisões de forma estratégica e assertiva é fundamental para:
- Garantir a segurança dos dados dos pacientes
- Diminuir a média de permanência na instituição
- Aumentar a eficiência da equipe
- Diminuir os custos assistenciais
- E ainda garantir o cuidado prestado ao paciente
Agora, que você já sabe como funciona o fluxo convencional, descubra como é realizado o processo de auditoria por meio do sistema de gestão da internação mais completo do mercado – o Carefy.
O fluxo da auditoria concorrente com o Carefy
O fluxo de auditoria com o software de auditoria da Carefy permite uma gestão simples e mais eficiente na palma da sua mão. Confira a seguir como funciona o fluxo na prática:
- Começando pelo planejamento das visitas, o auditor pode agendar as visitas da equipe na própria plataforma.
- A coleta de dados no Carefy pode acontecer de 4 maneiras possíveis mas não dependentes umas das outras:
- Integração com sistemas dos hospitais;
- Interface do hospital: O hospital fornece algumas informações clínicas para a operadora através de um acesso específico para credenciados;
- Integração com o censo: A operadora pode subir um arquivo na plataforma com as informações da auditoria;
- Aplicativo Carefy: Auditor em saúde, presente no hospital, preenche a evolução no aplicativo ao invés de coletar as informações no papel.
- Depois de coletadas as informações no aplicativo pelo auditor em saúde, a evolução é enviada em tempo real de forma segura e estruturada para a central da operadora de saúde, diminuindo em até 24h o envio das informações.
- Toda a comunicação entre a equipe pode ser feita através de um chat que garante a segurança e o histórico da troca das informações de internação.
- Na central, através da plataforma web, os auditores internos têm uma visão estruturada das informações. Isso inclui as sinalizações e alertas de possíveis inconformidades que permitem uma tomada de decisão mais rápida da equipe.
- Também em tempo real, os gráficos e indicadores são atualizados de acordo com as informações inseridas. Desta forma, com os filtros aplicados à gráficos de assistência, rede e equipe é possível gerar diversos relatórios de gestão.
Como funciona o módulo de Auditoria concorrente do Carefy?
A auditoria concorrente é um dos módulos do sistema de auditoria da Carefy e objetiva avaliar o cuidado prestado ao paciente internado. Ele é de extrema importância tanto para a equipe externa como interna de auditoria médica e de enfermagem.
Ele permite:
- A minimização da ocorrência de eventos adversos
- Melhoria do desfecho do internado
- Avaliação de possíveis não conformidades que podem comprometer a saúde do paciente
Para a equipe in loco, desenvolvemos uma versão exclusiva de aplicativo para Android e para iOS onde é possível:
- Abrir internações
- Evoluir pacientes
- Cadastrar guias
- Procedimentos
- Criar pendências
Já para equipe interna da operadora de plano de saúde, o módulo disponibiliza uma versão para o navegador web. Nele, além das funcionalidades citadas acima, possui diversos indicadores estratégicos permitem alavancar os resultados nos processos de auditoria da sua operadora.
Conclusão
Ao longo dos anos, a auditoria concorrente de enfermagem e médica vem se tornando uma grande aliada na gestão de internações pelas instituições de Saúde. Uma vez implantado, lembre-se de otimizar e expandir seu processo para outras praças sempre medindo os resultados obtidos.
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Um abraço, Equipe Carefy.