Auditoria concorrente e planilhas

Se você trabalha com gestão da auditoria concorrente, composição de planilhas ou diferentes cálculos de controle, o excel tem sido indispensável no seu dia-a-dia.

Isso se da ao fato da sua interface ser simples, porém poderosa, de forma que possui grande capacidade de realizar diversas tarefas. Uma planilha é como uma tela em branco, onde é possível criar tabelas dinâmicas, fórmulas e gráficos na própria interface.

As operadoras de saúde utilizam uma série de ferramentas de gestão para executar seus processos críticos, no entanto existem centenas de áreas dentro da organização que utilizam planilhas para tomadas de decisões.

Como as gestões corporativas não são tão flexíveis para se adaptarem às mudanças de processos em um ambiente dinâmico, o excel se torna uma ferramenta utilizável na auditoria em saúde, tanto para a auditoria concorrente como para a auditoria de contas.

Mas o excel é uma boa ferramenta para auditoria concorrente?

Utilizar o excel como ferramenta de gestão de auditoria concorrente para analisar e manipular dados pode te trazer alguns problemas, entre eles:

  1. Erros em cascatas: propagado por uma coluna e em seguida, por toda a planilha criando uma bola de neve que se transforma em uma avalanche de problemas;
  2. Escalabilidade: limite de quantidade de linhas e colunas que pode ser manipulado, as planilhas ficam sem memória e utilizam a maior parte do CPU. Quando isso acontece, o risco de corrupção de dados aumenta bastante;
  3. Performance: prejudicada em reiterar cálculos e alterações;
  4. Testes: testar a correção de uma planilha e ter certeza que as alterações subsequentes não quebraram mais nada;
  5. Risco operacional: todas a planilhas começam como cálculos pequenos/correção rápida, mas algumas se transformam em soluções permanentes de nível empresarial. Elas alimentam vários processos de negócios, mas devido à falta de visibilidade de todo o cenário, a integridade de muitos processos financeiros, operacionais e regulatórios está ameaçada.

Devo parar de usar excel então?

Você deve estar se perguntando, não devo nunca mais utilizar planilhas como ferramenta de gestão?

Não. As planilhas ainda são muito úteis para os objetivos que foram criados, e podem ser utilizados nos casos em que:

  1. Quantidade de dados não são muitos grandes.
  2. Não há necessidade de atualização em tempo real.
  3. Não há necessidade de manutenção a longo prazo.
  4. Utilizar como notações.

Então qual é a solução para os profissionais que consideram o excel um limitador?

Assim, a melhor maneira de fazer gestão de uma organização é ter auxilio de um software de gestão focado em processos. Hoje o mercado oferece inúmeras ferramentas em nuvem que suprem essa necessidade.

Se faz necessário o decisor ter a consciência desses problemas que possam afetar a organização como um todo e buscar alternativas que lhe agrade, que seja efetiva, e traga, principalmente, resolutividade para o processo de auditoria concorrente, por exemplo. 

A partir de problemáticas como essa, surgiram startups como a Carefy, uma plataforma para gestão e monitoramento de pacientes internados para operadoras de saúde que visa a redução de custos de internação, otimização do processo de auditoria concorrente e melhora no atendimento ao paciente.

Operadoras de saúde estão descobrindo o Carefy como uma alternativa para o excel, conseguindo otimizar seus processos de trabalhos críticos.

A curva de aprendizado não é alta e o retorno pela execução das tarefas é assertivo, agrupando todas as informações necessárias em um só ambiente, permitindo ter todo o histórico das informações e novas em tempo real, otimizando tempo e anulando retrabalho da equipe.

E você, já pensou em utilizar uma ferramenta de gestão para otimizar seu processo dentro da empresa em que trabalha?

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